GNUCash

GNUCash es una aplicación fácil, sencilla, open source y gratuita para gestionar nuestra contabilidad tanto para el hogar como para la pequeña empresa. Funciona tanto para Ubuntu, como para Windows y Mac.

Lo he estado probando para poder realizar el siguiente post introductorio de su uso.

Instalación

Luego de instalarlo ya sea del sitio oficial o de los repositorios oficiales de Ubuntu, debemos realizar un pequeño asistente que nos ayudará a crear la primera base de cuentas en la aplicación.

Lo primero es elegir la moneda (que puede ser distinta a la que tenemos en nuestro sistema operativo).  Esta será la moneda base para todas las cuentas contables.

Luego, si somos contadores o si deseamos utilizar GnuCash para nuestro negocio podremos indicar al asistente que utilizaremos "Cuentas de Comercio" (es decir cuentas de proveedores, caja chica, etc), así como cuentas de presupuesto y negocios.

Si no vamos a usar esto (es decir para uso en casa únicamente) le daremos siguiente: 

Lo siguiente es indicar que cuentas estaremos usando. hay de todo tipo, desde las cuentas comunes, hasta las cuentas para un prestamo educativo, para planear un viaje, el retiro, etc. Yo seleccioné las cuentas comunes, aunque después podremos agregar manualmente las cuentas que querramos.

Luego el asistente nos deja editar el nombre de las cuentas e indicar si es una cuenta del activo o del pasivo. También le podemos indicar el monto de apertura de la cuenta (por ejemplo la de bancos).

Para finalizar el asistente le damos en aplicar.

GnuCash me ha creado varias cuentas que no uso, así que las he eliminado dejando solo las que uso (luego de mes y medio de uso).

Podemos agregar nuevas cuentas, o editar las ya existentes (botón con un lápiz). Podemos indicar la moneda de esa cuenta, el tipo de cuenta y si deseamos ponerla en un grupo de cuentas.

Algo característico de GNUCashes que utiliza el sistema contable de la partida doble. Esto quiere decir que cada operación se registra dos veces, una en el debe y la otra en el haber, con el fin de establecer una conexión entre los diversos elementos patrimoniales.

Veamos aquí las entradas que he hecho para la cuenta de abarrotes. Si os fijáis registramos la fecha de la operación, podemos registrar el número o correlativo de la operación, una descripción, y luego una cuenta que es la que se esta afectando para la operación.

En este caso quiero que vean que hice compras de abarrotes en el supermercado (Walmart) pero he usado la tarjeta de debito de la cuenta de cheques. Por eso allí en transferir dice que el dinero se transfirió de la cuenta de cheques. 

El origen del dinero puede ser diverso, desde un prestamo, hasta dinero en efectivo o de otros bancos o tarjetas (cheques) que tengamos. Y eso es lo bonito que tiene GnuCash.

Reportes

Ahora bien, veamos, GnuCash aparte de permitirme registrar las operaciones contables, cuenta con diversos gráficos para ayudarme en la gestión.

A continuación, generé el gráfico de activos para ver como se fué incrementando (en el mes y medio de su uso).

Si tuvieramos problemas para generar los reportes, debemos editar las opciones y asegurarnos que el rango de fechas es el adecuado, que hemos escogido correctamente las cuentas que se van a incluir en el reporte y que la moneda concuerde con el tipo de moneda de las cuentas.

A continuación mi reporte de gastos por día de la semana. Creo que el día que más gasto son los viernes donde me preparo para el fin de semana.

Otro ejemplo de informe. Este es uno comparativo entre los ingresos y los gastos.

Lo que me gusta de GNUCash es que hace lo que se supone que debe de hacer. Quizá la interfaz gráfica deja un poco que desear pero el programa me puede ayudar a determinar en que rubro realizo más gastos y ayudarme a ahorrar o a manejar mejor mi presupuesto.

Para la pequeña empresa te puede ayudar a determinar tu balance general, el estado de tu patrimonio (activo versus pasivo) y el de tus ganancias. He estado leyendo la documentación y también te puede ayudar en el manejo de los cheques, hacer conciliaciones con el estado de tu cuenta de banco y otros, pero todo eso lo dejaremos para futuros posts.