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jueves, 29 de septiembre de 2011

Creación de firmas dinamicas en Exchange Server 2010

En Exchange Server 2010 tenemos la facilidad de agregar un "Disclaimer" o una nota legal de nuestros correos a través de una regla de transporte en nuestro Hub Transport.  Aprovechando esta misma utilidad, podemos crear firmas de correo para nuestros usuarios de Exchange con formato en HTML.


Iniciamos primero creando una regla de transporte.


La regla debe de ser tipo Disclaimer y a la hora de editar el texto nos aseguramos de escribir %%DisplayName%% Y saldra algo similar a:

This is a test Exchange 2010 signature Lehr, Chris,

Ahora bien, con un poco de formato y etiquetas HTML podemos agregar lo que son enlaces, imagenes almacenadas en algún sitio web, etc.


Y obtendríamos como resultado algo similar a:


Con un buen editor de HTML podemos agregar textos mucho mas complicados (aunque me he saltado esa parte, pero aca una pantalla de prueba)

Aca pudieramos agregar estilos de fuentes, colores a los textos y demás.

Una pequeña comparación entre una firma creada en Outlook (sencilla) y una firma creada dinamicamente como regla de transporte. Bastante similar no?

Razones para tener una firma dinámica creada como regla de transporte:
  • La firma se anexa automáticamente al pasar por el Hub Transport, ahorrandonos espacio en nuestros buzones de Outlook ya que no se almacenaría el correo con firma en la bandeja de enviados.
  • Crea un aspecto mucho mas formal para la organización. Se pudiera crear la regla para todos los correos que salen de nuestro Exchange hacia Internet.
  • Como política interna, sabríamos el origen de cada uno de los correos (a manera de seguridad).
Mucha de la información que se puede anexar en forma dinámica se puede consultar de atributos especificos de Exchange utilizando las variables encerradas entre %%

Nombre %%DisplayName%%
Primer Nombre %%FirstName%%
Primer Apellido %%LastName%%
Telefono%%Phone%%
Titulo (Mr, Ms, etc).    %%Title%%
Fax%%Fax%%
Jefe%%Manager%%

Es de observar que las firmas dinamicas aumentaran el tamaño final de nuestro correo saliente.

17 comentarios:

  1. Buen dia foro, por exigencias corporativas hemos diseñado un disclaim para los mensajes salientes en nuestra organizacion y todo funciona perfecto, el tema es que por exigencias igualmente se requiere que cada vez que se responda o se reenvie un mensaje el mismo lleve la firma corporativa debajo de cada conversacion respuesta o reemvio, he realizado varias pruebas y la firma me la coloca al final de la conversacion cosa que no se quiere. El deseo es que cada vez que un usuario responda inmediatamente debajo se su respuesta apareza el disclaim diseñado. Si alguien me puede colaborar agradecido eternamente.

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    1. Si deseas hacer una firma de respuesta para los correos corporativos, debes realizar otra regla de transporte igual, pero en el paso que te indica que va dentro de la organizacion "send to users that are inside o outside...." debes clickar y poner en "inside to organization"

      Un saludo

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    2. Yo tampoco he conseguido que se adjunte la firma en la respuesta inmediaamente debajo de la respuesta y no al final de toooodo el mail.

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    3. Yo tampoco he podido realizarlo, si alguien tiene la respuesta que la diga !!

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  2. Hola, solo para salir de la duda: Esta firma se incluye independientemente si el correo es enviado desde un iPhone o iPad por ejemplo? o solo se anexa cuando se envia desde un cliente outlook?
    Se puede tener una firma que siempre se incluya aun y cuando se envia desde un dispositivo movil?
    Gracias.

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  3. Pues la lógica del funcionamiento es la misma. No lo he probado en 2007 pero en 2013 funciona igual.

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  4. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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  5. Buenos dias, estimados. Me pidieron que una cuenta de usuario tenga en su firma un nombre distinto al de AD y el problema es que, cuando las politicas de GPO se actualizan, vuelve a dejarme como al principio la firma que creé en el Outlook / Signatures. Me podrán ayudar con ésto?
    Gracias!

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  6. como hacer para que la firma no se vaya al final de todos los correos?????

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  7. Estimados, el disclaimer no puede adjuntarse el final de cada mail. Tengamos en cuenta que le estamos dando forma de firma a un disclaimer, y no es una firma en si misma. El concepto de disclaimer es posicionarse al pie, teniendo en cuenta que el Hub Transport no sabe en donde empieza y termina cada respuesta de un hilo de mails, ni tiene forma de saberlo.

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  8. Estimados, el disclaimer no puede adjuntarse el final de cada mail. Tengamos en cuenta que le estamos dando forma de firma a un disclaimer, y no es una firma en si misma. El concepto de disclaimer es posicionarse al pie, teniendo en cuenta que el Hub Transport no sabe en donde empieza y termina cada respuesta de un hilo de mails, ni tiene forma de saberlo.

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  9. hay alguna manera que se visualice en el outlook la firma configurada en el servidor..??

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  10. Estas firmas las añade al momento de salir el correo y pasar por el servidor de Exchange. No se pueden previsualizar antes de pasar a la bandeja de salida del outlook.

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  11. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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  12. Buenos días, puedo aplicar la regla de transporte para un usuario o un grupo en especifico??, así realizar pruebas en pocos usuario y no en toda la organización.

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    1. Creo que tal vez ya te habras dado cuenta, pero si, puedes crear la regla para que se aplique a una lista de buzones y/o grupos de Exchange.

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